MANUAL DE POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Entidad Responsable del Tratamiento de Datos Personales: SECURITY SAFETY & ADVISORY

S.A.S. Nit. 900.290.921-6

Domicilio: Carrera 55 No. 152B 68 Edificio Maz oficina 802 Bogotá, D.C. Teléfono: 7926533 Celular: 316 830 8070

Correo electrónico: administracion@scutect.com Página web: www.scutect.com

1. OBJETO: El presente Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos Personales que publica la sociedad SECURITY SAFETY & ADVISORY S.A.S. tiene la finalidad de garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos que hayan recopilado por parte de SECURITY SAFETY & ADVISORY S.A.S. para las finalidades previstas en la autorización respectiva.

2. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: Atendiendo a lo dispuesto en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 el Congreso Nacional dicta Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales, incluyendo el régimen de derechos de los Titulares de la información y las obligaciones de los responsables y encargados de su tratamiento, así mismo, el 27 de junio de 2013 el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1377 de 2013, mediante el cual se reglamenta parcialmente la Ley antes mencionada y será aplicada por la sociedad denominada SECURITY SAFETY & ADVISORY S.A.S. respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
3. DEFINICIONES: Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones: a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior; b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular para el Tratamiento de sus datos personales. c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; e) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento; f) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, para este caso SECURITY SAFETY & ADVISORY S.A.S., que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; g) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; h) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos; i) Dato público: Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna; j) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular; k) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
4. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS: SECURITY SAFETY & ADVISORY S.A.S. podrá hacer uso de

los datos personales para: a) Establecer la relación contractual o comercial con sus clientes,usuarios, proveedores y trabajadores; b) Proveer los productos y/o servicios requeridos por sus clientes; c) Evaluar la calidad del servicio; d) Enviar al correo físico o electrónico, o a través de cualquier otro medio análogo información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios; e) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral; f) Registrar la información de empleados g) Suministrar, compartir, enviar o entregar datos personales a entidades de control ubicadas en Colombia. h). Efectuar los procesos de compra y/o de la gestión administrativa, comercial y de marketing con los usuarios que acceden al sitio web de SECURITY SAFETY & ADVISORY S.A.S, incluido la compra en su tienda en línea. 

5. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El tratamiento

de datos personales en SECURITY SAFETY & ADVISORY S.A.S. se regirá por los siguientes principios: a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular; b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se hará el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de SECURITY SAFETY & ADVISORY S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley; f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de SECURITY SAFETY & ADVISORYS.A.S. se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES: Los Titulares de los datos personales podrán ejercer los siguientes derechos frente al responsable o encargado del tratamiento, en este caso SECURITY SAFETY & ADVISORY S.A.S.: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado debidamente; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento; c) Ser informado por el Responsable o encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre Tratamiento de datos personales;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. PARÁGRAFO PRIMERO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

7. DEBERES DE SECURITY SAFETY & ADVISORY S.A.S.: Deberes cuando actúa como Responsable: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Solicitar y conservar en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada; g) Rectificar la información cuando ello sea procedente y comunicarlo al Encargado del Tratamiento; h) Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley; i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley; k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos; l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el respectivo trámite; m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso que se la ha dado a sus Datos Personales; n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes cuando actúa como Encargado del Tratamiento de Datos Personales: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos; d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles

contados a partir de su recibo; e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política; f) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política; h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal; i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la Ley para dicho efecto; k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con anticipación

y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, SECURITY SAFETY & ADVISORY

S.A.S. solicitará al Titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

9. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL: El Departamento de CONTABILIDAD de

SECURITY SAFETY & ADVISORY S.A.S. será la responsable de la obtención, registro, archivo, manejo y custodia de la Base de Datos personales. Las peticiones, quejas y reclamos formulados por el Titular del Dato sin importar el tipo de vinculación con SECURITY SAFETY & ADVISORY S.A.S. para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:

Departamento de Contabilidad

Dirección: Carrera 55 No. 152B – 68 Edificio MAZ Of. 802 Bogotá, D.C. Teléfono: 7926533 Celular: 316 830 8070

Correo electrónico: administracion@scutect.com

10. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013:

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 SECURITY SAFETY & ADVISORY S.A.S.

procederá a publicar un aviso en su página web oficial www.scutect.com dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de SECURITY SAFETY & ADVISORY S.A.S.

11. MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, SECURITY SAFETY & ADVISORY S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA: La presente Política de Datos Personales fue creada el día 27 de Julio de 2.013 y entra en vigencia a partir del día 19 de Agosto de 2013. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la página web: www.scutect.com